Les immeubles en PPE composés d’un nombre relativement important d’unités, prévoient dans leur Règlement la nomination de délégués ou d’un Comité de délégués. Les délégués ne devraient pas se substituer à l’administrateur, lequel assume les responsabilités qui lui sont propres et répond de sa gestion envers la communauté. Par contre, ils constituent souvent un trait d’union entre les propriétaires et l’administrateur et soutiennent ce dernier dans l’exécution de certaines tâches précises, notamment si des décisions urgentes doivent être prises en cours d’année qui ne peuvent attendre jusqu’à la prochaine assemblée générale. Les délégués sont en principe des copropriétaires habitant l’immeuble, connaissant le bâtiment et qui sont constamment en contact avec les autres membres de la communauté. Il est vivement recommandé de préciser dans le Règlement les fonctions et compétences des délégués.
L’organe de contrôle, communément appelé vérificateurs des comptes, nommé par l’assemblée générale, joue un rôle important au sein de la communauté. Si, parmi les copropriétaires, personne n’est rompu à la technique comptable, il est préférable de nommer un organe extérieur (comptable indépendant, fiduciaire etc.). Il n’appartient pas à l’organe de contrôle de commenter le travail du concierge, la qualité des produits ou leur prix d’achat, l’application des décisions d’assemblées etc.
Son rôle porte essentiellement sur le contrôle:
- des pièces comptables
- des soldes portés au bilan (banque, poste, débiteurs)
- des écritures transitoires
- des mouvements importants d’argent en cours d’exercice.
L’organe de contrôle établit un « Rapport de vérification », lequel sera lu en assemblée et mentionné au protocole.
Le concierge n’est pas un organe de la communauté. Il est engagé par l’administrateur et travaille sous sa responsabilité. Ses rapports de travail sont régis par le contrat de travail et le cahier des charges. Ce travail peut également être confié à une entreprise de nettoyage inscrite au Registre du commerce. Dans ce cas, elle agit en tant que mandataire.