Sans être obligatoire, un Règlement d’administration et d’utilisation, dénommé ci-après « Règlement », est vivement recommandé, voire indispensable. Pour les très petits immeubles il est pour le moins utile. Ce Règlement n’est pas à confondre avec un Règlement de maison, lequel est d’une importance secondaire, car il contient avant tout des recommandations relatives au comportement des copropriétaires dans leurs rapports quotidiens. Il ne faut pas le confondre non plus avec l’Acte constitutif de la copropriété, établi en principe avant la construction du bâtiment
Le Règlement est avant tout un pont entre la loi et la communauté des propriétaires. De façon générale, les droits des propriétaires face à la communauté, sans oublier leurs obligations. Les droits de chaque propriétaire ne doivent être restreints que pour autant qu’ils servent l’intérêt général. Enfin, il régit les rapports entre les copropriétaires et la communauté face aux tiers extérieurs. Le Règlement est assimilable aux statuts d’une société. Les prescriptions légales en matière de copropriété et de propriété par étages sont concises et la jurisprudence en la matière abondante.
Le Règlement contient entre autres :
- la distinction entre les parties privées et les parties communes
- l’usage de ces parties
- la description des charges communes de l’immeuble
- les directives et pouvoirs concernant l’assemblée générale
- les directives et les compétences concernant l’administrateur, l’organe de révision et le Comité des délégués
- les dispositions finales, telles que : annotation au Registre foncier, rappel concernant la possibilité de modifier le Règlement, obligation de chaque acquéreur d’une PPE d’accepter le Règlement etc.
Un problème fréquemment évoqué dans le cadre des assemblées d’immeubles concerne la répartition des charges communes. A défaut de dispositions spéciales énoncées dans le Règlement, « les copropriétaires contribuent aux charges et aux frais communs proportionnellement à la valeur de leur part » (art. 712h, al. 1 CC). Il faut savoir que la part de chaque unité, (appelée aussi quote-part, est en principe fixée par l’architecte ou le promoteur d’un immeuble en fonction de la valeur de chaque appartement ou commerce. Celle-ci est notamment déterminée par la grandeur, la situation et l’étage. Une répartition totalement objective d’un immeuble en quotes-parts est impossible. Il faut néanmoins éviter des injustices flagrantes.
Pour cette raison nous déconseillons de faire l’amalgame entre quotes-parts (généralement les millièmes)et participation aux frais et charges communes. Il est souhaitable que, lors de l’établissement du Règlement, un administrateur professionnel soit nommé et qu’il collabore avec le notaire pour l’établissement du Règlement en fonction des spécificités de l’immeuble.
Si le Règlement est contraignant, il ne doit pas demeurer rigide. Au contraire, il est au service des propriétaires et doit pouvoir s’adapter aux circonstances et aux besoins concrets de la communauté. Ainsi, certains Règlements établis dans les années 60/70 ne correspondent plus à la situation actuelle, soit que le bâtiment a subi des transformations, soit que la pratique de gestion de l’immeuble a été modifiée au cours des années. Il peut être adapté en tout temps et les copropriétaires ont intérêt à le mettre à jour. En cas de conflit interne, le Juge fera référence aux documents en vigueur. La modification du Règlement peut être décidée en assemblée générale à la majorité qualifiée (majorité des propriétaires et des quotes-parts). La modification de certains articles de droit impératif ne peut cependant être décidée qu’avec des majorités déterminées et énoncées dans le Code civil. Les décisions successives prises en assemblée générale modifiant un article du Règlement entraînent de facto une modification de ce dernier.
Pour terminer, nous pensons que le Règlement ne doit pas remplacer les règles de politesse et de savoir-vivre nécessaires à une vie harmonieuse au sein d’une communauté.