Si l’assemblée des copropriétaires est le pouvoir suprême de la communauté, l’administrateur en est le pouvoir exécutif. Il est l’homme de confiance des propriétaires, un guide et un arbitre. Sa mission ne se limite pas à l’établissement des comptes d’exploitation et du bilan, l’encaissement de l’avance des charges et la convocation de l’assemblée générale. Il doit aussi veiller à la bonne entente entre les copropriétaires, sans toutefois s’ériger en juge, comme le pensent parfois les copropriétaires en conflit. Outre ses connaissances professionnelles, il doit posséder du tact, de l’entregent et savoir faire preuve de diplomatie. Le sens de l’humour et les notions de la relativité sont parfois utiles. Un bon administrateur ne se contentera pas d’exécuter les décisions d’assemblée, mais, fort de son expérience, soumettra des propositions d’améliorations (économie d’énergie, modification du Règlement, utilisation harmonieuse des locaux en copropriété et des places de parc extérieures etc.). Il doit aussi connaître le droit et la législation concernant la propriété en générale, la copropriété et la PPE en particulier.
La nature juridique du contrat qui lie l’administrateur à la communauté est généralement le mandat (art. 394 ss du Code des obligations). Il peut être élu pour une période déterminée (dans la majorité des immeubles) ou indéterminée, selon les dispositions du Règlement. Il peut être réélu et son mandat est révocable en tout temps. Sauf disposition contraire énoncée dans le Règlement, il est élu à la majorité des propriétaires présents ou représentés à l’assemblée.
L’administrateur peut être un copropriétaire ou une tierce personne, physique ou morale, (administrateur professionnel, fiduciaire etc.). Il est cependant recommandé de nommer un administrateur ayant les compétences nécessaires pour la gestion d’un immeuble, car le domaine des connaissances requises est vaste. En cas de conflit entre copropriétaires, il est préférable qu’il soit externe à l’immeuble, l’administrateur-propriétaire pourrait être à la fois juge et partie ou entraîné dans un conflit d’intérêts. En outre, l’administrateur est responsable envers la communauté de la bonne exécution du mandat (CC art. 398) et envers des tiers (art. 41 CO). Ses attributions sont généralement détaillées dans le Règlement d’administration et d’utilisation.