Les immeubles en PPE composés d’un nombre relativement important d’unités, prévoient dans leur Règlement la nomination de délégués ou d’un Comité de délégués. Les délégués ne devraient pas se substituer à l’administrateur, lequel assume les responsabilités qui lui sont propres et répond de sa gestion envers la communauté. Par contre, ils constituent souvent un trait d’union entre les propriétaires et l’administrateur et soutiennent ce dernier dans l’exécution de certaines tâches précises, notamment si des décisions urgentes doivent être prises en cours d’année qui ne peuvent attendre jusqu’à la prochaine assemblée générale. Les délégués sont en principe des copropriétaires habitant l’immeuble, connaissant le bâtiment et qui sont constamment en contact avec les autres membres de la communauté. Il est vivement recommandé de préciser dans le Règlement les fonctions et compétences des délégués.

L’organe de contrôle, communément appelé vérificateurs des comptes, nommé par l’assemblée générale, joue un rôle important au sein de la communauté. Si, parmi les copropriétaires, personne n’est rompu à la technique comptable, il est préférable de nommer un organe extérieur (comptable indépendant, fiduciaire etc.). Il n’appartient pas à l’organe de contrôle de commenter le travail du concierge, la qualité des produits ou leur prix d’achat, l’application des décisions d’assemblées etc.

Son rôle porte essentiellement sur le contrôle:

• des pièces comptables
• des soldes portés au bilan (banque, poste, débiteurs)
• des écritures transitoires
• des mouvements importants d’argent en cours d’exercice.

L’organe de contrôle établit un « Rapport de vérification », lequel sera lu en assemblée et mentionné au protocole.

Le concierge n’est pas un organe de la communauté. Il est engagé par l’administrateur et travaille sous sa responsabilité. Ses rapports de travail sont régis par le contrat de travail et le cahier des charges. Ce travail peut également être confié à une entreprise de nettoyage inscrite au Registre du commerce. Dans ce cas, elle agit en tant que mandataire.

Si l’assemblée des copropriétaires est le pouvoir suprême de la communauté, l’administrateur en est le pouvoir exécutif. Il est l’homme de confiance des propriétaires, un guide et un arbitre. Sa mission ne se limite pas à l’établissement des comptes d’exploitation et du  bilan,  l’encaissement de l’avance des charges et la convocation de l’assemblée générale. Il doit aussi veiller à la bonne entente entre les copropriétaires, sans toutefois s’ériger en juge, comme le pensent parfois les copropriétaires en conflit. Outre ses connaissances professionnelles, il doit posséder du tact, de l’entregent et savoir faire preuve de diplomatie. Le sens de l’humour et les notions de la relativité sont parfois utiles. Un bon administrateur ne se contentera pas d’exécuter les décisions d’assemblée, mais, fort de son expérience, soumettra des propositions d’améliorations (économie d’énergie, modification du Règlement, utilisation harmonieuse des locaux en copropriété et des places de parc extérieures etc.). Il doit aussi connaître le droit et la législation concernant la propriété en générale, la copropriété et la PPE en particulier.

La nature juridique du contrat qui lie l’administrateur à la communauté est généralement le mandat (art. 394 ss du Code des obligations). Il peut être élu pour une période déterminée (dans la majorité des immeubles) ou indéterminée, selon les dispositions du Règlement. Il peut être réélu et son mandat est révocable en tout temps. Sauf disposition contraire énoncée dans le Règlement, il est élu à la majorité des propriétaires présents ou représentés à l’assemblée.

L’administrateur peut être un copropriétaire ou une tierce personne, physique ou morale, (administrateur professionnel, fiduciaire etc.). Il est cependant recommandé de nommer un administrateur ayant les compétences nécessaires pour la gestion d’un immeuble, car le domaine des connaissances requises est vaste. En cas de conflit entre copropriétaires, il est préférable qu’il soit externe à l’immeuble, l’administrateur-propriétaire pourrait être à la fois juge et partie ou entraîné dans un conflit d’intérêts. En outre, l’administrateur est responsable envers la communauté de la bonne exécution du mandat (CC art. 398) et envers des tiers (art. 41 CO). Ses attributions sont généralement détaillées dans le Règlement d’administration et d’utilisation.

L’assemblée générale des copropriétaires est l’organe suprême de la communauté. Elle exprime la volonté de celle-ci, tandis que les organes désignés par elle, soit l’administrateur et le comité des délégués, ont pour fonction d’exécuter la volonté commune. Chaque propriétaire est membre de l’assemblée. Concernant le droit de vote, un appartement ou un garage collectif, copropriété de plusieurs, n’a qu’une seule voix. Sauf disposition contraire prévue dans le Règlement d’administration et d’utilisation, un propriétaire possédant plusieurs unités est considéré comme n’ayant qu’une seule tête (voix), nonobstant la somme des millièmes que représente ses unités lorsqu’une décision requiert la double majorité (têtes et parts de copropriété).

Les compétences de l’assemblée générale sont, entre autres :

• acceptation ou modification du Règlement d’administration et d’utilisation
• nomination/révocation de l’administrateur et du Comité de délégués, de l’organe de révision (vérificateurs des comptes)
• acceptation des comptes et du budget
• création d’un Fonds de rénovation
• décision sur des travaux de construction
• constitution des droits réels sur l’immeuble (sous réserve que tous les copropriétaires y consentent).

Elle se réunit en principe une fois par année, sur convocation de l’administrateur. Néanmoins, un cinquième des propriétaires peut demander une assemblée générale extraordinaire. La période de sa tenue devrait être mentionnée dans le Règlement d’administration et d’utilisation, p.ex. : L’assemblée générale sera convoquée par l’administration au maximum 45 jours après le bouclement de l’exercice (31 décembre). Quelle est l’utilité de se prononcer sur un budget, alors que l’exercice en question est entamé depuis 6 mois? De même, lorsqu’il s’agit de prendre des décisions sur des travaux importants, les délais pour l’obtention des devis sont inutilement raccourcis.

Un propriétaire peut être représenté par un autre propriétaire ou une tierce personne. Pour être valablement constituée et prendre des décisions, l’assemblée doit atteindre le quorum (présence ou représentation par procuration de la moitié des propriétaires et de leurs parts). La procuration est donc utile, voire importante, car l’absence du quorum engendre du retard dans la prise des décisions et occasionne des frais supplémentaires.

L’assemblée peut être dirigée par l’administrateur ou un autre copropriétaire. Même si certains règlements anciens prescrivent que le procès verbal doit être rédigé à la minute et signé en fin d’assemblée,  l’usage et le bon sens suggèrent une rédaction ultérieure. Néamoins il nous semble correct de l’envoyer aux copropriétaires dans les 2 semaines suivant l’assemblée.

Les décisions sont prises à des majorités spécifiques, en fonction du genre et l’importance des objets portés à l’ordre du jour. Ces majorités sont énumérées dans le Code civil et dans le Règlement d’administration et d’utilisation.

En principe, aucune décision dont la compétence dépend de l’assemblée générale, ne peut être prise si l’objet n’a pas été porté à l’ordre du jour (CC art. 67, al. 3). Cette disposition légale peut être modifiée si tous les propriétaires sont présents  à l’assemblée et donnent leur consentement unanime. Il est juste que chaque propriétaire puisse se préparer aux décisions qui doivent être prises par l’assemblée et juger si les objets portés à l’ordre du jour nécessitent sa présence.

Toute décision adoptée en assemblée générale, violant les dispositions légales ou règlementaires, peut être contestée auprès du Juge compétent. Ce droit est dévolu aux propriétaires d’étages absents à l’assemblée et aux propriétaires qui se sont opposés à une décision qu’ils jugent non conforme au droit. L’action en contestation doit être intentée dans le délai d’un mois, date à partir de laquelle le recourant a eu connaissance de la décision qu’il a l’intention de contester. Cette disposition est importante et souvent méconnue. Une décision d’assemblée générale déploie ses effets juridiques si elle n’a pas été contestée dans les formes requises.