Les immeubles en PPE composés d’un nombre relativement important d’unités, prévoient dans leur Règlement la nomination de délégués ou d’un Comité de délégués. Les délégués ne devraient pas se substituer à l’administrateur, lequel assume les responsabilités qui lui sont propres et répond de sa gestion envers la communauté. Par contre, ils constituent souvent un trait d’union entre les propriétaires et l’administrateur et soutiennent ce dernier dans l’exécution de certaines tâches précises, notamment si des décisions urgentes doivent être prises en cours d’année qui ne peuvent attendre jusqu’à la prochaine assemblée générale. Les délégués sont en principe des copropriétaires habitant l’immeuble, connaissant le bâtiment et qui sont constamment en contact avec les autres membres de la communauté. Il est vivement recommandé de préciser dans le Règlement les fonctions et compétences des délégués.

L’organe de contrôle, communément appelé vérificateurs des comptes, nommé par l’assemblée générale, joue un rôle important au sein de la communauté. Si, parmi les copropriétaires, personne n’est rompu à la technique comptable, il est préférable de nommer un organe extérieur (comptable indépendant, fiduciaire etc.). Il n’appartient pas à l’organe de contrôle de commenter le travail du concierge, la qualité des produits ou leur prix d’achat, l’application des décisions d’assemblées etc.

Son rôle porte essentiellement sur le contrôle:

• des pièces comptables
• des soldes portés au bilan (banque, poste, débiteurs)
• des écritures transitoires
• des mouvements importants d’argent en cours d’exercice.

L’organe de contrôle établit un « Rapport de vérification », lequel sera lu en assemblée et mentionné au protocole.

Le concierge n’est pas un organe de la communauté. Il est engagé par l’administrateur et travaille sous sa responsabilité. Ses rapports de travail sont régis par le contrat de travail et le cahier des charges. Ce travail peut également être confié à une entreprise de nettoyage inscrite au Registre du commerce. Dans ce cas, elle agit en tant que mandataire.

Si l’assemblée des copropriétaires est le pouvoir suprême de la communauté, l’administrateur en est le pouvoir exécutif. Il est l’homme de confiance des propriétaires, un guide et un arbitre. Sa mission ne se limite pas à l’établissement des comptes d’exploitation et du  bilan,  l’encaissement de l’avance des charges et la convocation de l’assemblée générale. Il doit aussi veiller à la bonne entente entre les copropriétaires, sans toutefois s’ériger en juge, comme le pensent parfois les copropriétaires en conflit. Outre ses connaissances professionnelles, il doit posséder du tact, de l’entregent et savoir faire preuve de diplomatie. Le sens de l’humour et les notions de la relativité sont parfois utiles. Un bon administrateur ne se contentera pas d’exécuter les décisions d’assemblée, mais, fort de son expérience, soumettra des propositions d’améliorations (économie d’énergie, modification du Règlement, utilisation harmonieuse des locaux en copropriété et des places de parc extérieures etc.). Il doit aussi connaître le droit et la législation concernant la propriété en générale, la copropriété et la PPE en particulier.

La nature juridique du contrat qui lie l’administrateur à la communauté est généralement le mandat (art. 394 ss du Code des obligations). Il peut être élu pour une période déterminée (dans la majorité des immeubles) ou indéterminée, selon les dispositions du Règlement. Il peut être réélu et son mandat est révocable en tout temps. Sauf disposition contraire énoncée dans le Règlement, il est élu à la majorité des propriétaires présents ou représentés à l’assemblée.

L’administrateur peut être un copropriétaire ou une tierce personne, physique ou morale, (administrateur professionnel, fiduciaire etc.). Il est cependant recommandé de nommer un administrateur ayant les compétences nécessaires pour la gestion d’un immeuble, car le domaine des connaissances requises est vaste. En cas de conflit entre copropriétaires, il est préférable qu’il soit externe à l’immeuble, l’administrateur-propriétaire pourrait être à la fois juge et partie ou entraîné dans un conflit d’intérêts. En outre, l’administrateur est responsable envers la communauté de la bonne exécution du mandat (CC art. 398) et envers des tiers (art. 41 CO). Ses attributions sont généralement détaillées dans le Règlement d’administration et d’utilisation.

L’assemblée générale des copropriétaires est l’organe suprême de la communauté. Elle exprime la volonté de celle-ci, tandis que les organes désignés par elle, soit l’administrateur et le comité des délégués, ont pour fonction d’exécuter la volonté commune. Chaque propriétaire est membre de l’assemblée. Concernant le droit de vote, un appartement ou un garage collectif, copropriété de plusieurs, n’a qu’une seule voix. Sauf disposition contraire prévue dans le Règlement d’administration et d’utilisation, un propriétaire possédant plusieurs unités est considéré comme n’ayant qu’une seule tête (voix), nonobstant la somme des millièmes que représente ses unités lorsqu’une décision requiert la double majorité (têtes et parts de copropriété).

Les compétences de l’assemblée générale sont, entre autres :

• acceptation ou modification du Règlement d’administration et d’utilisation
• nomination/révocation de l’administrateur et du Comité de délégués, de l’organe de révision (vérificateurs des comptes)
• acceptation des comptes et du budget
• création d’un Fonds de rénovation
• décision sur des travaux de construction
• constitution des droits réels sur l’immeuble (sous réserve que tous les copropriétaires y consentent).

Elle se réunit en principe une fois par année, sur convocation de l’administrateur. Néanmoins, un cinquième des propriétaires peut demander une assemblée générale extraordinaire. La période de sa tenue devrait être mentionnée dans le Règlement d’administration et d’utilisation, p.ex. : L’assemblée générale sera convoquée par l’administration au maximum 45 jours après le bouclement de l’exercice (31 décembre). Quelle est l’utilité de se prononcer sur un budget, alors que l’exercice en question est entamé depuis 6 mois? De même, lorsqu’il s’agit de prendre des décisions sur des travaux importants, les délais pour l’obtention des devis sont inutilement raccourcis.

Un propriétaire peut être représenté par un autre propriétaire ou une tierce personne. Pour être valablement constituée et prendre des décisions, l’assemblée doit atteindre le quorum (présence ou représentation par procuration de la moitié des propriétaires et de leurs parts). La procuration est donc utile, voire importante, car l’absence du quorum engendre du retard dans la prise des décisions et occasionne des frais supplémentaires.

L’assemblée peut être dirigée par l’administrateur ou un autre copropriétaire. Même si certains règlements anciens prescrivent que le procès verbal doit être rédigé à la minute et signé en fin d’assemblée,  l’usage et le bon sens suggèrent une rédaction ultérieure. Néamoins il nous semble correct de l’envoyer aux copropriétaires dans les 2 semaines suivant l’assemblée.

Les décisions sont prises à des majorités spécifiques, en fonction du genre et l’importance des objets portés à l’ordre du jour. Ces majorités sont énumérées dans le Code civil et dans le Règlement d’administration et d’utilisation.

En principe, aucune décision dont la compétence dépend de l’assemblée générale, ne peut être prise si l’objet n’a pas été porté à l’ordre du jour (CC art. 67, al. 3). Cette disposition légale peut être modifiée si tous les propriétaires sont présents  à l’assemblée et donnent leur consentement unanime. Il est juste que chaque propriétaire puisse se préparer aux décisions qui doivent être prises par l’assemblée et juger si les objets portés à l’ordre du jour nécessitent sa présence.

Toute décision adoptée en assemblée générale, violant les dispositions légales ou règlementaires, peut être contestée auprès du Juge compétent. Ce droit est dévolu aux propriétaires d’étages absents à l’assemblée et aux propriétaires qui se sont opposés à une décision qu’ils jugent non conforme au droit. L’action en contestation doit être intentée dans le délai d’un mois, date à partir de laquelle le recourant a eu connaissance de la décision qu’il a l’intention de contester. Cette disposition est importante et souvent méconnue. Une décision d’assemblée générale déploie ses effets juridiques si elle n’a pas été contestée dans les formes requises.

Sans être obligatoire, un Règlement d’administration et d’utilisation, dénommé ci-après « Règlement », est vivement recommandé, voire indispensable. Pour les très petits immeubles il est pour le moins utile. Ce Règlement n’est pas à confondre avec un Règlement de maison, lequel est d’une importance secondaire, car il contient avant tout des recommandations relatives au comportement des copropriétaires dans leurs rapports quotidiens. Il ne faut pas le confondre non plus avec l’Acte constitutif de la copropriété, établi en principe avant la construction du bâtiment

Le Règlement est avant tout un pont entre la loi et la communauté des propriétaires. De façon générale, les droits des propriétaires face à la communauté, sans oublier leurs obligations. Les droits de chaque propriétaire ne doivent être restreints que pour autant qu’ils servent l’intérêt général. Enfin, il régit les rapports entre les copropriétaires et la communauté face aux tiers extérieurs. Le Règlement est assimilable aux statuts d’une société. Les prescriptions légales en matière de copropriété et de propriété par étages sont concises et la jurisprudence en la matière abondante.

Le Règlement contient entre autres :

• la distinction entre les parties privées et les parties communes
• l’usage de ces parties
• la description des charges communes de l’immeuble
• les directives et pouvoirs concernant l’assemblée générale
• les directives et les compétences concernant l’administrateur, l’organe de révision et le Comité des délégués
• les dispositions finales, telles que : annotation au Registre foncier, rappel concernant la possibilité de modifier le Règlement, obligation de chaque acquéreur d’une PPE d’accepter le Règlement etc.

Un problème fréquemment évoqué dans le cadre des assemblées d’immeubles concerne la répartition des charges communes. A défaut de dispositions spéciales énoncées dans le Règlement, « les copropriétaires contribuent aux charges et aux frais communs proportionnellement à la valeur de leur part » (art. 712h, al. 1 CC). Il faut savoir que la part de chaque unité, (appelée aussi quote-part, est en principe fixée par l’architecte ou le promoteur d’un immeuble en fonction de la valeur de chaque appartement ou commerce. Celle-ci est notamment déterminée par la grandeur, la situation et l’étage. Une répartition totalement objective d’un immeuble en quotes-parts est impossible. Il faut néanmoins éviter des injustices flagrantes.

Pour cette raison nous déconseillons de faire l’amalgame entre quotes-parts (généralement les millièmes)et participation aux frais et charges communes. Il est souhaitable que, lors de l’établissement du Règlement, un administrateur professionnel soit nommé et qu’il collabore avec le notaire pour l’établissement du Règlement en fonction des spécificités de l’immeuble.

Si le Règlement est contraignant, il ne doit pas demeurer rigide. Au contraire, il est au service des propriétaires et doit pouvoir s’adapter aux circonstances et aux besoins concrets de la communauté. Ainsi, certains Règlements établis dans les années 60/70 ne correspondent plus à la situation actuelle, soit que le bâtiment a subi des transformations, soit que la pratique de gestion de l’immeuble a été modifiée au cours des années. Il peut être adapté en tout temps et les copropriétaires ont intérêt à le mettre à jour. En cas de conflit interne, le Juge fera référence aux documents en vigueur. La modification du Règlement peut être décidée en assemblée générale à la majorité qualifiée (majorité des propriétaires et des quotes-parts). La modification de certains articles de droit impératif ne peut cependant être décidée qu’avec des majorités déterminées et énoncées dans le Code civil. Les décisions successives prises en assemblée générale modifiant un article du Règlement entraînent de facto une modification de ce dernier.

Pour terminer, nous pensons que le Règlement ne doit pas remplacer les règles de politesse et de savoir-vivre nécessaires à une vie harmonieuse au sein d’une communauté.

En  Suisse, la loi régissant la propriété par étages (PPE) est entrée en vigueur le 1er janvier 1965. En Valais, cette forme de propriété était déjà connue depuis fort longtemps. Notre canton était en quelque sorte un précurseur en la matière. Les dispositions se rapportant spécifiquement  à la propriété par étages sont contenues dans le Code Civil (CC), articles 712a-t.
Il existe encore certains bâtiments soumis au régime de la copropriété simple (CC art. 646 à 651). Dans cette forme de propriété, le copropriétaire ne dispose pas d’un droit exclusif sur une partie de la chose, sauf si une convention spéciale le prévoit. Il ne s’agit pas d’une communauté qui peut, en son nom, actionner ou être actionnée en justice. Autre élément important : les copropriétaires disposent d’un droit de préemption légal prévu à l’art. 682 du CC. Il s’agit là du même droit auquel les copropriétaires d’un  garage en PPE sont confrontés en cas de vente d’une place de parc.
Dans la propriété par étages coexistent deux éléments de base : la propriété individuelle et la propriété commune. Il s’agit d’un type particulier de la copropriété. Le propriétaire jouit à la fois d’un droit exclusif sur son unité,  appartement, commerce, garage fermé, etc., et d’un droit collectif  sur les parties communes. En ce sens, il fait partie d’une communauté, appelée généralement « Communauté des propriétaires d’étages ». Celle-ci regroupe tous les propriétaires d’étages et elle a comme fonction de gérer l’immeuble, dans la mesure où cette gestion relève de la sphère commune des propriétaires d’étages (op. Wermelinger).
Font partie des communs d’un bâtiment (copropriété), entre autres :

• le bien-fonds, les murs porteurs, les dalles, la façade, le toit, la cage d’escaliers, l’ascenseur
• l’installation de chauffage sans la vanne thermostatique
• la buanderie, le local à vélos
• les conduites électriques et d’eau (jusqu’aux dérivations des appartements)

Les parts du bâtiment, considérées comme des éléments privés, sont entre autres:

• l’unité d’étage elle-même
• les installations de cuisine et de bain
• les portes, les murs de séparation non porteurs
• le revêtement des sols et plafonds
• les conduites depuis les dérivations
• le module individuel de chauffage
• la cheminée d’appartement

En résumé: tout ce qui est à l’intérieur des locaux et qui peut être modifié ou supprimé sans:

• compromettre l’existence, la solidité ou la structure du bâtiment
• endommager les parties, ouvrages et installations communs
• modifier l’aspect extérieur
• restreindre ou atteindre l’exercice des droits des autres copropriétaires.

Les fenêtres et les stores, les intérieurs de balcons etc. font également partie des éléments privés, avec cependant certaines restrictions et obligations concernant leur entretien (peinture, revêtement des sols etc.). Ils constituent une partie intégrante de la façade et déterminent son aspect. Ainsi, un propriétaire a l’obligation de remplacer son store usé ou déchiré, mais doit se conformer au genre et à la couleur décidés par les copropriétaires en commun. Il doit aussi veiller à l’entretien du carrelage de son balcon afin de ne pas causer des dommages à sa structure.
On entend parfois des remarques négatives sur cette forme de cohabitation par rapport à la propriété individuelle. C’est oublier les nombreux avantages qu’elle procure et pas seulement du  point de vue technique,  financier ou légal. En effet, qu’il s’agisse de jeunes couples désirant passer du statut de locataire à celui de propriétaire ou de personnes plus âgées cherchant la sécurité, chacun trouve son compte dans cette vie en commun, d’autant plus qu’on éprouve la sensation d’appartenir vraiment à une communauté. La solidarité entre propriétaires n’est pas suffisamment mise en exergue, c’est pourtant une réalité. Ses effets sont perceptibles dans les actions quotidiennes : surveillance des enfants, jeux en commun, petits services rendus aux personnes âgées, soutien en cas de maladie.